Порядок разработки Перечня видов управленческих документов, создание, хранение и использование которых в органах государственной власти и органов МСО должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с указанием сроков хранения.
Последние годы характеризуются широким внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы органов государственной власти и предоставления государственных услуг в электронном виде. Это организация с 2009 года в федеральных органах власти системы межведомственного электронного документооборота, дополненная в 2010 году системой межведомственного электронного взаимодействия. И дальнейшая реализация этих процессов на уровне субъектов Российской Федерации. Специалисты в области IT-технологий разделяют понятия «документооборот» и «взаимодействие». С точки зрения специалистов в области делопроизводства разницы в этих понятиях нет, т.к. в процессе взаимодействия при предоставлении государственных услуг, исполнения своих функций органы государственной власти и органы местного самоуправления обмениваются не просто информацией, обмениваются официальными документами.
Решения Правительства Российской Федерации, касающиеся вопросов внедрения информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления, направлены на переход к электронному документообороту во всех органах власти, исключение бумажного документооборота во взаимодействии между органами исполнительной власти, подключение к межведомственному документообороту органов управления субъектов Федерации и органов местного самоуправления, сокращению доли бумажных документов в целом.
Главная проблема при внедрении электронного документооборота, на взгляд архивистов, в том, что все современные технологии в первую очередь направлены на организацию работы с текущими документами: они обеспечивают оперативность передачи документов, их согласование, удобный полнотекстовый поиск, т.е. существенно повышают эффективность работы органов государственной власти. Вместе с тем, эти технологии не направлены на долговременное хранение документов, не обеспечивают их юридическую значимость в долговременной перспективе. Например, как обеспечить долговременное (свыше 75 лет) хранение и использование базы ключей, необходимых для проверки юридической силы электронной подписи; признать легитимность подписи и полномочия подписавшего лица, подтвердить подлинность официального документа, представленного исключительно в эл.виде, через 50-100 лет, не говоря уж о тысячелетиях? Когда мы говорим о документах постоянного срока хранения, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ, риск их утраты неприемлем.
Исходя из вышеизложенного, представляется наиболее рациональной следующая схема автоматизации работы с документами: документы создаются в электронном виде, в электронном виде согласовываются, могут подписываться в электронном виде. Но все документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения обязательно выводятся на бумагу и на бумаге подписываются. Во всяком случае, до внесения изменений в нормативные правовые акты, регулирующие порядок приема на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы документов АФ РФ (сейчас принимаются электронные аудиовизуальные документы, базы данных, банки данных, но не управленческие документы).
Документы временного срока хранения (до 5 лет) могут существовать только в электронной форме.
Постановлением Правительства УР от 20 июня 2011 г. № 206 утверждены Положение о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики и Порядок работы с электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики.
В рамках проведения мероприятий по внедрению системы межведомственного электронного документооборота (СМЭД) органами государственной власти УР должна быть проведена работа по подготовке перечней документов, создание, хранение и использование которых при организации внутренней деятельности в органах государственной власти должно осуществляться в форме электронных документов (далее - Перечни ЭД).
При подготовке Перечней ЭД следует учитывать:
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» в статье 11 которого указывается, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».;
постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:
- Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76;
В качестве методической основы при переходе на безбумажный документооборот и составлении локального нормативного акта следует руководствоваться Рекомендациями по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденными приказом Росархива от 29.04.2011 № 32.
Указом Главы УР от 17 июля 2014 г. № 230 утвержден Перечень официальных документов, межведомственный обмен которыми осуществляется в форме электронных документов или электронных образов документов. Данный перечень не противоречит указанным выше нормативным правовым актам Российской Федерации, а лишь уточняет и конкретизирует состав и виды документов, передача которых как между органами государственной власти, местного самоуправления, государственными и муниципальными организациями будет осуществляться исключительно в электронной форме.
- Определение состава документов, включаемых в Перечни ЭД
Разработка Перечней ЭД в органах государственной власти УР должна осуществляться службами делопроизводства и архивами или сотрудниками, ответственными за делопроизводство и архив органов государственной власти УР при участии специалистов структурных подразделений.
Каким же образом определяются сроки хранения документов?
Согласно части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренных ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего ФЗ.
часть 3. ст. 6 ФЗ гласит «Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения».
часть 1. ст. 23 ФЗ устанавливает, что федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
Таким образом, при подготовке Перечней ЭД используют:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.
- ведомственные перечни (например, перечень документов Министерства финансов);
- законодательные и иные нормативные акты, устанавливающие сроки хранения документов;
– Перечень официальных документов, межведомственный обмен которыми осуществляется в форме электронных документов или электронных образов документов, утвержденный Указом Главы УР от 17 июля 2014 г. № 230.
Для подготовки Перечня ЭД исполнителю необходимо внимательно изучить конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел органа государственной власти УР, с учетом требований и сроков хранения, установленных перечисленными нормативными актами.
Следует иметь ввиду, что сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатуре дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.
При изучении номенклатуры дел, необходимо обратить внимание на те документы, которым установлен в основном временный срок хранения – 3 года, 5 лет.
Необходимо обращать внимание на соответствие заголовков дел, включенных в номенклатуру, реально сформированным в делах документам. Иначе велика вероятность неправильного формирования дел, и в конечном итоге некачественного формирования архивного фонда органа гос.власти.
Например, дело «Переписка по вопросам планирования» имеет срок хранения 5 л. (ст. 296 ПТУ), однако если в это дело помещено сопроводительное письмо и как приложение к нему, например, «Годовой план Министерства по основной деятельности», то срок хранения должен определяться по основному документу (плану) и составлять «Постоянно» в самой организации (ст. 285 а ПТУ). А в номенклатуре дел заголовок дела должен соответственно уточняться.
В Перечни ЭД рекомендуется включать:
- документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; документы, подлежащие обобщению, т.е. первичные документы; информационные, справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю);
- документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
( В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
- документы постоянного хранения, за исключением тех, ведение которых в электронной форме предусмотрено перечисленными выше нормативными актами (федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти);
- документы, срок хранения которых не установлен.
В Перечни ЭД не включаются электронные образы документов на бумажных носителях.
В результате работы составляется примерный список документов, которые создаются, хранятся и используются в форме электронных документов. Затем этот список оформляется в виде Перечня ЭД.
- Оформление Перечней ЭД
Оформление Перечней ЭД соответствует оформлению Перечня типовых документов. Перечень ЭД имеет четыре графы:
- графа 1 – номер по порядку;
- графа 2 – вид документа;
- графа 3 – сроки хранения документов;
- графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).
Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.
После составления, перечень ЭД рассматривается ЦЭК (ЭК) органа государственной власти УР.
В соответствии с уже упомянутым пунктом 40 Правил по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, по аналогии с организацией работы по подготовке, рассмотрению и согласованию ЦЭПК Росархива перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федеральных органов государственной власти, руководствуясь статьями 6 и 11 Закона Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике», Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета рассматривает и согласовывает перечни электронных документов, представляемых органами государственной власти Удмуртской Республики, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными организациями.
Порядок представления документов на ЭПМК указан в Административном регламенте предоставления Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций-источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике» (утверждён приказом Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 03 октября 2011 г. № 113–п в редакции приказа от 04 декабря 2012 г. № 113-п).
При этом экспертами будет обращаться внимание на правильность оформления перечней и на то, чтобы в перечень не попали документы с постоянным или временным (свыше 5 лет) сроком хранения, руководствуясь при этом Перечнем документов, утвержденным Указом Главы УР № 230.
После согласования с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР Перечень ЭД утверждается руководителем органа государственной власти УР или органа местного самоуправления.
Следует иметь ввиду, что полномочия Комитета распространяются только на организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов.
После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел в графе «примечание» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».
Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
