Войти

Войти в свой аккаунт

Логин *
Пароль *
Запомнить меня

Требования к приему – передаче дел на хранение в архивный сектор Администрации муниципального образования «Красногорский район»

Категория: Архивный сектор
Оцените материал
(1 Голосовать)

      В соответствии с Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственной органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. 

    При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций находящихся на территории муниципального образования «Красногорский район», включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в  архивный сектор  Администрации МО «Красногорский район» (далее-муниципальный архив).

    При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и  муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов.

Документы принимаются в  муниципальный архив по утвержденным ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР  описям (документы по личному составу в случае досрочного приема — по согласованным описям),

 Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись.

 Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Муниципальный архив совместно с организациями-источниками комплектования принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

              Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой — в организации, передающей документы. При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

 

 

Перечень документов по личному составу, подлежащих приему:

1.  Приказы директора предприятия по личному составу (приём, перевод, увольнение);

2.  Лицевые счета по начислению заработной платы работникам

3.  личные дела уволенных работников

4.  личные карточки уволенных работников ф. Т-2

  1. 5.  трудовые договоры(соглашения) с работниками предприятия
  2. 6.  акты о несчастных случаях на производстве
  3. 7.  невостребованные трудовые книжки.

 

Перечень документов по основной деятельности, подлежащих приёму

(по согласованию с архивным сектором):

1.  Приказы директора предприятия по основной деятельности

2.  Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности предприятия

3.  Годовые бухгалтерские отчеты с приложениями и объяснительной запиской

4.  Годовые сметы расходов предприятия

5.  Устав предприятия

6.  Годовой план работы

7.  Годовой отчет об исполнении плана работы

8.  Утвержденное штатное расписание

9.  Коллективные договоры

10.  Протоколы заседаний, собраний коллектива

А также другие документы, имеющие срок хранения постоянно.

Для передачи документов в архив, необходимо представить:

- копию документа, подтверждающего ликвидацию предприятия (постановление главы района, определение Арбитражного суда);

- копии учредительных документов и изменения к ним (Устав, документы об образовании, реорганизации, ликвидации предприятия);

- историческую справку предприятия по прилагаемой форме;

- Опись документов, оформленную в соответствии с образцом.

Архивные документы принимаются в  муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет организации, передающей указанные документы.

 

 

Требования к оформлению документов

Передаваемые на хранение документы должны быть оформлены в соответствии с правилами делопроизводства. Оформление дело предусматривает:

- формирование документов в дела

- подшивка или переплёт дела

- нумерация листов в деле

- составление листа - заверителя

- составление в необходимых случаях внутренней описи к делу

- оформление обложки дела.

 

Форма составления исторической справки.

      Историческая справка является обязательным документом, необходимым для постановки на государственный учет документов организации.

     От правильности, точности и полноты сведений, отраженных в исторической справке, зависит дальнейшая работа по использованию документов данного учреждения и подготовке их для архивного хранения.

     Историческая справка оформляется на титульном листе (фирменном бланке) предприятия.

    Ниже приводятся обязательный перечень вопросов, которые необходимо отразить в исторической справке:

1.  Полное название предприятия, его месторасположение, телефон.

2.  Дата и причина возникновения учреждения со ссылкой на
законодательные акты (постановления, распоряжения).

3.  Указать все реорганизации учреждения, изменение его функций,
подведомственности. Указать основные причины, вызвавшие
реорганизацию и изменения со ссылкой на законодательные акты.

4.  Подведомственность учреждения.

  1. 5.  Функции организации и задачи ее деятельности (согласно Положения
    или Устава предприятия).
  2. 6.  Структура организации.
  3. 7.  Штатная численность.
  4. 8.  Источники финансирования.
  5. 9.  Наличие печатей, штампов, счета в банке.
  6. 10.  Состояние делопроизводства (наличие ответственного за делопроизводство и архив; состояние дел, образующихся в делопроизводстве, в т. ч. дел постоянного хранения; согласование номенклатур дел, описание документов; условия хранения документов, передача дел в архив).

Прочитано 1568 раз Дата создания: Понедельник, 20 Октябрь 2014
Яндекс.Метрика Яндекс цитирования
Scroll to top
Слабовидящим